Zadzwoń do nas! +48 71 773 30 10|info@grenadehub.com

Jak efektywnie współpracować zdalnie?

Praca zdalna pozwala redukować koszty utrzymania stałego stanowiska pracy w firmie oraz ograniczyć nakłady czasowe i finansowe, związane z dojazdami. Ty masz nieograniczony dostęp do najlepszych specjalistów, zaś Twój pracownik może działać w indywidualny, optymalny sposób… Jednak żeby praca zdalna przebiegała sprawnie, warto przestrzegać kilku zasad.

PRACA ZDALNA – JASNE OKREŚLENIE WARUNKÓW WSPÓŁPRACY

Przy wprowadzaniu elastycznych form pracy, najważniejszą rolę odgrywa jasne i szczegółowe określenie zasad. Zastanów się, w jakich godzinach pracownik powinien być dostępny oraz ustalcie kanały komunikacji: czy będzie to komunikator internetowy, e-mail, telefon?

Może być też tak, że nie interesuje Cię, o jakiej porze dnia lub nocy pracownik wykona zadanie – zależy Ci jedynie na finalnym efekcie. W takim przypadku sprecyzuj, jaka partia pracy powinna zostać wykonana w określonym terminie. Przygotuj też harmonogram działań, który ułatwi rozliczanie poszczególnych etapów projektu.

Zadbaj o to, by cele były SMART, czyli: konkretne, mierzalne, osiągalne, realne i określone w czasie.

SPOTKANIA ONLINE I STAŁY KONTAKT

W przypadku projektów, które wymagają częstych konsultacji, dobrym pomysłem jest rozpoczynanie każdego poranka od minikonferencji video, w trakcie której omówicie bieżące zagadnienia i ustalicie szczegółowy plan działań na konkretny dzień.  Gdy nie ma konieczności codziennego sprawdzania postępów prac, warto i tak raz w tygodniu porozmawiać o przebiegu procesu, by zniwelować potencjalne problemy czy zagrożenia. Ważne, by spotkania odbywały się regularnie, zawsze o ustalonej porze. Pozwoli to usystematyzować pracę i utrzymać dyscyplinę.

Poszukaj aplikacji mobilnych i serwisów, które ułatwiają wymianę informacji i przekazywanie plików. Unikaj przesyłania mailem „poprawek do poprawek po poprawkach”, bo szybko doprowadzi to do powstania chaosu i uniemożliwi znalezienie odpowiedniej wersji projektu. Korzystaj z postępu technologicznego i dedykowanych rozwiązań, ułatwiających workflow.

PRACA ZDALNA A ZARZĄDZANIE PROJEKTEM

W Internecie znajdziesz wiele przydatnych narzędzi do planowania prac, zarządzania czasem oraz całościowego i częściowego koordynowania projektów. Możesz na początek przetestować opcje bezpłatne lub zainwestować w bardziej zaawansowane rozwiązania, w różnych przedziałach cenowych. Dzięki temu zadbasz o przejrzystość prowadzonych projektów, usprawnisz komunikację pomiędzy poszczególnymi członkami zespołu i będziesz miał kontrolę nad poszczególnymi etapami prac.

KONTROLA PRZEBIEGU PRACY ZDALNEJ 

Ustal zasady i sposób konsultowania ważnych dla powodzenia projektu kwestii. Jeśli to konieczne, wprowadź reguły dotyczące potwierdzania przeczytania wiadomości czy zgłaszania niedostępności przy komputerze.

Kontrolę przebiegu pracy ułatwia wprowadzenie obowiązku wysyłania raportów dot. czasu przeznaczonego na realizację konkretnych zadań. Dzięki temu dowiesz się, czy proces przebiega efektywnie i, w razie potrzeby, wprowadzisz konieczne modyfikacje.

MOTYWACJA I INTEGRACJA

Zadbaj o to, by zdalny pracownik czuł się pełnoprawnym członkiem zespołu. Identyfikacja z firmą i zrozumienie jej celów sprzyja motywacji oraz zaangażowaniu w pracę. Zastanów się, w jaki sposób umożliwić zgłaszanie wartościowych pomysłów, które mogą poprawić jakość projektu. Istotna jest też otwartość na uwagi i sugestie, pomagające wykluczyć ewentualne błędy.

Oprócz regularnych spotkań w formie videokonferencji, warto też (jeśli to możliwe) od czasu do czasu organizować spotkania bezpośrednie, w trakcie których zdalny pracownik nawiąże bliższe relacje z innymi członkami zespołu oraz pozna kulturę firmy i szczegóły dotyczące jej funkcjonowania.

Praca zdalna przestała już być nowością i stopniowo staje się… codziennością. To przyszłościowe rozwiązanie, które przy odpowiednim podejściu i jasnym ustaleniu zasad jest optymalne zarówno z perspektywy pracownika, jak i pracodawcy, umożliwiając komunikację i współpracę niezależnie od szerokości geograficznej.

By | 2018-02-25T22:09:06+00:00 Styczeń 23rd, 2018|baza wiedzy|0 Comments

Leave A Comment